Написать письмо о возврате товара поставщику

Письмо о возврате товара поставщику

При заключении договора поставки компания-получатель может быть недовольна доставленной продукцией из-за ее ненадлежащего качества. В этом случае она должна составить письмо о возврате товара поставщику (претензию). Расскажем, как правильно это сделать.

Когда получатель может вернуть товар поставщику?

Причины для возврата товара поставщику могут быть следующими (согласно п. 1, п. 2 ст. 468 ГК РФ, п. 1, п. 2 ст. 475 ГК РФ):

  1. Товар не соответствует заявленным требованиям.
  2. Во время приема товара был обнаружен его брак.
  3. Поставщик скрыл существенные недостатки товара.
  4. Ассортимент товара не тот, что прописан в договоре поставки.

Если товар имеет недостатки, то для возврата не имеет значения, на каком этапе они появились: во время производства, транспортировки, нахождения на складе и т.п.

К сведению! При возврате товара поставщик должен вернуть покупателю предоплату и расходы, понесенные покупателем.

О досудебном порядке решения споров

Споры по договорам поставки должны сначала пройти досудебный порядок, то есть получатель должен направить в адрес поставщика претензию (претензионное письмо, письмо о возврате товара). Если поставщик откажется от требований получателя, то получатель, не отправив предварительно претензию, не сможет обратиться в суд. Точнее, иск не будет принят.

При необходимости подать иск в суд нужно будет приложить к заявлению претензию, акт о недостатках товара или о расхождениях в характеристиках товара, заключение эксперта и т.п. То есть все те документы, которые вместе с претензией получатель товара отправляет поставщику.

Составляем письмо о возврате товара поставщику

Составлять претензионное письмо нужно в свободной форме, унифицированного бланка такого документа не существует. Для написания используют официально-деловой стиль, без каких-либо разговорных включений. Письмо должно быть понятно его получателю, нужно четко описать, чего хочет его отправитель.

Оформлять письмо рекомендуется на фирменном бланке организации с реквизитами.

В претензии нужно указать такие данные:

  1. Реквизиты компании-получателя. Они уже будут в документе, если письмо будет на бланке организации.
  2. Кому адресовано письмо. Здесь указывают должность и ФИО руководителя компании-поставщика.
  3. Исходящий номер документа. Его присваивают всей корреспонденции, отправленной из организации. Под этим номером документы фиксируют в соответствующем журнале.
  4. Дату составления письма.
  5. Суть претензии. Нужно указать реквизиты договора поставки, описать причины недовольства: товар с браком, повреждена упаковка, не тот товар и т.д. Надо отметить также, в каком документе были зафиксированы недостатки. Обычно это акт о расхождениях в характеристиках товара. Его нужно будет приложить к письму. Если получатель уже внес предоплату за товар, то это нужно обозначить и написать номер платежного поручения и дату его составления.
  6. Требование с ссылкой на законодательство. Здесь формулируют, чего хочет добиться компания-получатель: вернуть товар поставщику, получить назад предоплату. Реквизиты для отправки денег нужно будет тоже указать либо приложить к письму отдельным документом. Также нужно обозначить сроки, в которые получатель будет ждать оплату.
  7. Приложения к письму. Это могут быть копии актов приема-передачи, о расхождениях, экспертизы, платежного поручения, реквизитов для перевода предоплаты назад.
  8. Сведения о том, что претензия отправлена в порядке досудебного урегулирования спора и, если поставщик не вернет деньги в определенный срок, покупатель обратится в суд.

После составления письмо подписывает руководитель компании-получателя.

Способы передачи письма поставщику

Получателю товара нужно подтвердить, что он вовремя написал письмо о возврате, а поставщик получил его. С этой целью документы передают следующими способами:

  • По почте. В этом случае нужно отправить заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.
  • Лично (курьером). Нужно будет иметь два экземпляра письма, на одном из которых поставщик (руководитель компании или уполномоченное лицо) должен будет поставить отметку о получении письма.

Если ситуация не разрешится и получатель товара решит подать иск в суд, то уведомление о вручении или письмо с отметкой нужно будет приложить к исковому заявлению.

К сведению! В ст. 468 ГК РФ не указаны четкие сроки, когда нужно отправить такое письмо поставщику. Отмечено лишь, что это «разумные сроки». Оценивать разумность таких сроков, скорее всего, будет уже суд в случае невозврата денег.

Образец письма от юрлица о возврате товара поставщику

Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий»
Адрес: 427008, г. Сарапул, ул. Грибоедова, д. 45, оф. 12А
ИНН 1831234567, КПП 5677894563, ОГРН 1234567891234
тел.: 8 (34147) 3-33-33

Генеральному директору
ООО «Юпитер»
Афанасьеву Ивану Ивановичу

Исх. № 45
«12» июля 2020 года

Претензионное письмо о возврате товара

ООО «Меркурий» (далее – Покупатель) и ООО «Юпитер» (далее – Поставщик) заключили договор поставки от «5» июля 2020 года № 123 (далее – Договор). По условиям Договора «11» июля Поставщик доставил в адрес Покупателя картофель (далее – Товар) в количестве 100 кг по цене 30 рублей за кг, общей стоимостью 3000 (тридцать тысяч) рублей по товарной накладной от «11» июля 2020 года № 35.

Во время приемки Товара было обнаружено, что он не соответствует требованиям, предъявляемым к его качеству: мешки повреждены, картофель влажный, присутствует запах плесени. Этот факт был удостоверен актом о выявленных расхождениях от «11» июля 2020 года № 65.

По п. 2 ст. 475 ГК РФ эти недостатки считаются существенными, так как их невозможно устранить. В соответствии с п. 2 ст. 475 и п. 1 ст. 475 ГК РФ мы отказываемся от исполнения Договора. Требуем принять Товар обратно и вернуть предоплату в течение 10 календарных дней с момента получения письма.

Факт предоплаты, перечисленной в полном объеме, подтверждается платежным поручением от «09» июля 2020 года № П-543. Реквизиты для возврата денежных средств прилагаем.

Настоящая претензия направлена в порядке досудебного урегулирования спора. В случае отсутствия ответа на нее в течение 10 дней оставляем за собой право подать исковое заявление в суд.

Акт о выявленных расхождениях от «11» июля 2020 года № 65.
Реквизиты для перечисления денежных средств.

Генеральный директор ООО «Меркурий»

Яковлев / Яковлев Николай Николаевич

Претензия на возврат товара поставщику: образец

Когда нужно вернуть товар ненадлежащего качества, составляется претензия на возврат товара поставщику. Образец — ниже на странице. Документ важно верно оформить, а операцию отразить в бухгалтерском учете. Как правильно составить претензию на возврат товара — читайте далее.

Получите образец бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Образец претензии на возврат товара ненадлежащего качества поставщику

При поставке товаров обычно оформляют:

Получая товар, обязательно проверьте, соответствует ли он описанию в этих документах. Вы можете найти расхождение по количеству или качеству — недостачу, брак, другое несоответствие. Проводите проверку как можно внимательнее: после приемки товара вернуть его будет сложно. А после оплаты станет почти невозможно доказать, что он был некачественным.

Если нашли несоответствие в заказе — нужно его вернуть. Скачайте наш образец претензии на возврат товара ненадлежащего качества поставщику и читайте инструкцию, как заполнить документ. Мы также ответили на вопросы, которые чаще всего возникают при оформлении.

Итак, разберем, как правильно составить претензию на возврат товара.

Как правильно составить претензию на возврат товара

Претензию составляют в произвольной форме. Главное — отметить все необходимые сведения, реквизиты и суть требований. Обязательно укажите:

  • название, адрес и реквизиты покупателя,
  • дату составления,
  • характеристики спорного товара — опишите все недостатки, сославшись на акт расхождений,
  • требования к поставщику, например, устранение недостатков или возмещение ущерба,
  • подписи ответственных за получение товара сотрудников и директора.

Смотрите наш актуальный в 2021 образец претензии на возврат товара ненадлежащего качества — в нем есть все нужные реквизиты и пункты. В МоемСкладе есть бланк, подходящий к любой спорной ситуации: возврат денег, устранение брака, замена ТМЦ — скачайте и дополните его по необходимости.

Бланк претензии на возврат товара ненадлежащего качества (образец 2021 года)

Передать документ поставщику можно лично, почтой или курьером. Если реакции на претензию не будет или продавец откажет в удовлетворении требований, через 30 дней можно обратиться в суд.

Образец претензии на возврат денег за товар ненадлежащего качества

Если вы решили вернуть потраченные средства, потребуется образец претензии поставщику на возврат денег за товар ненадлежащего качества. В этом случае в документе надо отметить, каким способом хотите получить их назад, например, указать номер расчетного счета.

Покупатель может обратиться к поставщику с претензиями в течение двух лет после покупки, если другие сроки не указаны в договоре (ст. 477 Гражданского кодекса). Но тогда он должен будет доказать, что недостатки у товара были еще до его поставки.

Читайте также  Замена свидетельства о рождении на российское

При составлении претензии возникают различные вопросы, например, о доставке спорного товара. Мы разобрали самые распространенные.

Какие еще документы, кроме претензии поставщику, нужно оформить?

Надо оформить акт о расхождении по качеству по форме ТОРГ-2. После составления этого документа можно приступать к претензии на возврат поставщику товара ненадлежащего качества. Образец здесь.

Мы направили поставщику бланк претензии на возврат товара. Кто должен оплатить доставку?

Вы вправе потребовать, чтобы поставщик сам забрал товар, или можете сами отправить брак, тогда расходы за доставку покрывает продавец.

За образец претензии на возврат товара ненадлежащего качества поставщику мы взяли документ, который используют в нашей фирме с 1997 года. Он не устарел?

Нет. Если в нем есть все нужные реквизиты, можете его использовать, но лучше сверьтесь с нашим бесплатным образцом претензии на возврат товара поставщику.

Где взять актуальный в 2021 бланк претензии на возврат товара ненадлежащего качества? Образец нужен, чтобы вернуть партию телевизоров.

Неважно, что именно вы хотите вернуть, главное — укажите необходимые реквизиты, которые должна содержать претензия на возврат товара ненадлежащего качества. Образец-2021 можно скачать здесь.

Как написать поставщику письмо на возврат денежных средств

Письмо на возврат денежных средств — это письменное обращение к партнеру. Его направляют контрагенты, обнаружившие ошибки при перечислении средств и желающие получить деньги назад.

В жизни хозяйствующего субъекта складываются ситуации, при которых необходимо вернуть денежные средства, ранее перечисленные поставщику. Рассмотрим отражение операций в бухгалтерском учете и юридические нюансы при возвращении денежных средств.

Как получить деньги назад

Возможны различные причины, вследствие которых необходимо вернуть деньги, например:

  • излишнее перечисление денежные средства;
  • ошибочное перечисление;
  • расторжение или изменение условий договора.

Чтобы вернуть деньги при переплате или получить их назад в связи с возвратом некачественного товара, необходимо направить требование поставщику. Это может быть письмо на возврат денежных средств в связи с отказом от товара или в связи с ошибкой при перечислении средств.

Как составить требование

Унифицированной формы такого письма не существует. Заявление на возврат денежных средств составляется в свободной форме, на фирменном бланке, в котором указывают:

  • банковские реквизиты, куда поступят излишне перечисленные денежные средства;
  • основания, по которым были неверно переведены деньги или произошла переплата;
  • реквизиты операции: договор, платежное поручение, сумма;
  • ожидаемый срок поступления денег;
  • подпись и расшифровку ФИО ответственного лица — руководителя организации.

Шаблон заявления

Заявление при переплате

Заявление на возвращение аванса

В целях устранения разногласий с поставщиком рекомендуем к письму приложить акт сверки расчетов.

Образец акта сверки

При составлении требования и акта сверки обязательно сделайте ссылку на договор.

Если товар некачественный

Если покупатель выявил недостатки оплаченного товара, он направляет поставщику претензию и акт возврата товара (или акт о выявленных недостатках), возврат оформляет с помощью накладной. Брак, замеченный при приемке товара, оформляйте с помощью унифицированной формы ТОРГ-2.

Отражение операций в учете

Рассмотрим порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета со стороны всех участников сделки:

Излишне перечислен аванс

Дт 51 Кт 62 — поступил аванс;

Дт 51 Кт 76/2 — излишне полученная сумма.

Дт 60 Кт 51 — перечислена предоплата;

Дт 76/2 Кт 51 — излишне перечисленная сумма.

Дт 51 Кт 76/2 — ошибочно полученная сумма.

Дт 76/2 Кт 51 — ошибочно перечисленная сумма.

Расторжение или изменение условий договора

Дт 51 Кт 62 — поступила предоплата.

Дт 60 Кт 51 — перечислен аванс.

При возвращении ошибочных платежей совершаются обратные бухгалтерские записи.

Нюансы учета при УСНО

Нередко у поставщика возникают разногласия с налоговыми органами о налогообложении излишних поступлений. Дело в том, что налоговая база формируется по факту оплаты, т. е. на момент поступления денег возникает доход.

При ошибочном или излишнем перечислении платежей полученные суммы не учитываются при формировании налогооблагаемого дохода (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). До выяснения обстоятельств данные средства не попадают под определение доходов от реализации или внереализационных доходов (ст. 249, 250 НК РФ).

Сказанное выше не относится к авансам, возвращаемым вследствие расторжения или изменения условий договора. На момент поступления предоплаты у налогоплательщика возникает обязанность в увеличении дохода. При взыскании полученных от покупателей авансов на возвращаемую сумму уменьшаются доходы того периода, в котором возвращены денежные средства (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Срок возврата платежей

Ошибочно или излишне перечисленные платежи возвращаются в течение семи дней со дня предъявления кредитором требования о его исполнении (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

В случаях неправомерного удержания денежных средств и уклонения от их взыскания на сумму долга начисляются проценты в соответствии с нормами, изложенными в п.1 ст. 395 ГК РФ и п. 5 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением норм о неосновательном обогащении (Инф. письмо ВАС РФ №49 от 11.01.2000).

Аналогичные обращения по начислению процентов применяются при расторжении договора поставки товаров (п. 3 – 4 ст. 487 ГК РФ).

Чтобы избежать выплаты процентов за пользование чужими деньгами, обратите внимание на дату документа и не позднее семи дней исполните обязательства.

Иная юридическая ситуация складывается в случае возвращения аванса при расторжении или изменении договора подряда. Организация, получившая предоплату, приступила к выполнению работ. В этом случае подрядчик обязан доказать, что на момент получения уведомления о расторжении договора часть его уже выполнена. При выполнении этого условия подрядчик удерживает часть установленной цены пропорционально части работы, выполненной до получения извещения об отказе заказчика от исполнения договора, и возмещает убытки, причиненные прекращением договора подряда (ст. 717 ГК РФ).

Хранение документации

Вся служебная переписка хранится не менее 5 лет, не являются исключением и письма на возвращение денег.

Если хозяйственная деятельность ведется активно и переписка объемная, используйте журнал регистрации входящих и исходящих писем, утвердив его форму в учетной политике и включив в должностные обязанности ответственного лица обязанность вести журнал учета корреспонденции.

Оформляем возврат товара поставщику

Возврат товара поставщику — это неприятная и, к сожалению, распространенная процедура. Рассказываем, какие документы оформлять на возврат товара поставщику, как правильно составить акт и другие необходимые сопроводительные документы, какие проводки использовать для учета.

Когда можно вернуть товар

Взаимоотношения между покупателем и продавцом не всегда развиваются без проблем. Например, может возникнуть ситуация, когда нужно вернуть продукцию, для чего понадобится образец акта возврата товара поставщику. Такое может случиться в следующих ситуациях:

  1. Низкое качество покупки. Покупатель вправе законно вернуть товар, который не отвечает требованиям качества, установленным условиями контракта (договора), согласно п. 2 ст. 475 ГК РФ, закону № 2300-1 «О защите прав потребителей».
  2. Поставка не соответствует условиям договора. Если продавец по ошибке доставил больше единиц товара, то покупатель возвращает излишки груза (ст. 466 ГК РФ). И наоборот, если организация-покупатель выявляет недостаток, то имеет право вернуть всю партию.
  3. Отгрузка некомплектной продукции. На основании ст. 480 ГК РФ покупатель вправе требовать снижения цены или поставки недостающих деталей товара, в ином случае — вернуть всю партию некомплектных изделий.
  4. Несоответствие ассортимента товара условиям договора продажи. Если продавец поставил продукцию, отличную от спецификации, то принимающая компания может вернуть изделия или всю партию (ст. 468 ГК РФ).
  5. Время поставки товара просрочено. Это также может стать причиной для отказа от груза. Исключение — если принимающая сторона своевременно не известила поставщика об отказе в приемке продукции с просроченным сроком поставки. В таком случае вернуть изделия не получится (ст. 511 ГК РФ).

Какие документы оформлять на возврат товара поставщику

Прежде чем начать процедуру обратной отгрузки продавцу, направьте ему письменное уведомление или попросту письмо (ст. 483 ГК РФ), чтобы согласовать отгрузку. Процедуру необходимо оформить, чтобы исключить спорные ситуации.

Основным документом, подтверждающим факт обратной отгрузки приобретенной продукции, является акт на возврат продукции. Для оформления можно утвердить собственный бланк с учетом специфики учреждения или использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:

Составить акт можно как в письменной, так и в печатной форме. При составлении документа укажите обязательные реквизиты:

  1. Дата и место составления документа.
  2. Полное наименование контрагентов — участников процедуры возврата.
  3. Подробный перечень материалов, изделий, продукции.
  4. Причины проведения процедуры возврата.
  5. Ссылка на документ, подтверждающий законное право покупателя на возвращение продукции. Здесь могут быть указаны результаты независимой экспертизы качества изделий, ссылка на нарушенные пункты договора, спецификации.
  6. Срок и условия обратной передачи материалов (требования покупателя).
  7. Реквизиты и подписи сторон, печати (при их наличии).

Учитывайте правило: подписать акт могут только руководители или уполномоченные представители сторон. Подтвердить полномочия можно доверенностью установленного образца (форма М-2). Документ составляется в необходимом количестве экземпляров, но не менее двух (для поставщика и покупателя). К акту обязательно приложите возвратную накладную, претензионное письмо (письмо-сопровождение), результаты независимой экспертизы качества продукции (при поставке бракованного материала).

Читайте также  Как узнать в каком нпф я нахожусь

Образец акта возврата товара

Как составить письмо на возврат

Унифицированного бланка письма на возврат товара не существует. Следовательно, документ придется формировать в произвольном виде. Письмо желательно заполнить на фирменном бланке учреждения. В противном случае придется внести все регистрационные данные о компании-заявителе, то есть о себе.

Итак, структура письма на возвращение товара должна отвечать следующим требованиям:

  1. Данные о заявителе. Укажите наименование организации, которая получила некачественный товар. Также пропишите ИНН и КПП, юридический и фактический адреса компании, если они отличаются. Укажите обязательно контактные данные, например телефон, адрес электронной почты. Также пропишите ответственного работника, с которым можно связаться для решения вопроса. Это намного ускорит решение проблемы.
  2. Информация о получателе. Сначала укажите должность руководителя, наименование организации, которая нарушила условия поставки товара, Ф.И.О. начальника. ИНН, КПП, адрес и телефон укажите в аналогичном порядке.
  3. Наименование документа, например «Письмо на возврат товара» или «Претензия».
  4. Теперь распишите суть вашего обращения. Начните с указания реквизитов договора (контракта, соглашения), условия которого были нарушены. Затем распишите обязательства получателя. То есть пропишите, что должна была исполнить компания по договору. Далее следует написать факты, выявленные в результате поставки (из-за чего пришлось обращаться). Например, укажите, что товар некачественный, поставлена не та продукция, либо иное. Затем обозначьте свои требования. Например, поставить качественный товар, провести замену несоответствующих деталей, компонентов товара или другое. Можно указать конкретный отрезок времени, в течение которого следует устранить недочет.
  5. Приложите копии документов, подтверждающих сложившиеся обстоятельства. Обозначьте подтверждающую документацию в виде перечня приложений к письму на возврат товара. Обязательно приложите акт и накладную на возврат товара.

Письмо подписывает руководитель. Печать ставить не обязательно.

Пример оформления процедуры возврата товара

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» заключило договор № 1 от 01.08.2019 с ООО «Поставка товаров» на приобретение баскетбольных мячей в количестве 100 единиц на сумму 60 000 рублей. Срок поставки — до 31.08.2019. Оплата — деньги 100 % после поставки.

ООО «Поставка товара» поставило мячи 02.08.2019 в количестве 100 штук. Бухгалтер сделал соответствующие записи:

  • Дебет 0 105 00 340 Кредит 0 302 34 730 — спортивные мячи приняты к учету на сумму 60 000 рублей;
  • Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 201 11 000 — денежные средства в сумме 60 000 руб. были перечислены с расчетного счета.

07.08.2019 выяснилось, что продавец поставил 30 футбольных мячей и 70 баскетбольных.

Бухгалтер составил проводки на возврат товара поставщику: Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 105 00 440 — составлен акт возврата на сумму 18 000 рублей (стоимость одного мяча, умноженная на количество = 600 руб. × 30 шт.).

Параллельно бухгалтер подготовил:

  1. Претензионное письмо в произвольном виде с подробным описанием сути претензии.
  2. Возвратную накладную по форме ТОРГ-12, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (ОКУД 0310001).
  3. Акт на возврат товара поставщику.

Образец письма на возврат товара поставщику

Образец возвратной накладной поставщику

Каждое учреждение самостоятельно принимает решение, какие формы первичной документации использовать в учете: либо унифицированные формы, либо разработанные и утвержденные самостоятельно (ФЗ от 06.12.2011 № 402).

Как составить акт на возврат

В организации утверждена своя форма.

Шаг 1. Прописываем дату и место составления, указываем наименование и ответственных лиц каждой из сторон. Прописываем документ, на основании которого проводится процедура возврата. В нашем случае — договор № 1 от 01.08.2019.

Шаг 2. Указываем предмет (груз, изделие, продукцию), который подлежит отгрузке продавцу, и основание. В нашем примере — договор на поставку баскетбольных мячей.

Шаг 3. Указываем причину возврата и результаты проведенной экспертизы, если таковая требуется (брак, низкое качество, дефекты).

Шаг 4. Теперь прописываем условия покупателя. В нашем случае организация требует произвести замену футбольных мячей на баскетбольные.

Шаг 5. Затем расписываем реквизиты сторон, подписываем акт и заверяем печатями.

Образец акта возврата товара поставщику

Сроки оформления и хранения

Гражданский кодекс предусматривает конкретные сроки оформления процедуры (ст. 477 ГК РФ):

  • для продукции без срока годности — не позднее двух лет с момента поставки;
  • для товаров с указанным сроком годности — не позднее истечения установленного срока.

Хранить документы, подтверждающие, что продукцию вернули, придется не менее 5 лет. На основании Федерального закона № 402 от 06.12.2011, в организации должен быть утвержден порядок хранения бухгалтерских документов. Ознакомьте ответственное лицо с утвержденным порядком под подпись.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Как оформить возврат товара: учет у покупателя и поставщика

Если поставщик отгрузил организации некачественный или некомплектный товар, то покупатель может его вернуть. Также могут быть другие причины возврата, это зависит от условий договора поставки.

В Гражданском законодательстве РФ закреплено несколько оснований, по которым можно вернуть товар. Это случаи несоответствия по:

  • качеству;
  • ассортименту;
  • комплекту;
  • таре и упаковке.

Так, действующее законодательство позволяет возвращать товар поставщику в таких случаях:

  • если покупатель не получил полную информацию о характеристиках товара;
  • поставщик не отгрузил нужное количество. В этом случае покупатель может отказаться от всей партии;
  • товар не полностью укомплектован;
  • поставщик регулярно нарушает сроки поставки;
  • качество не соответствует условиям договора;
  • продукцию отгрузили без упаковки или тары.

Рассмотрим в статье, какими первичными документами должен оформляться возврат товара поставщику.

Первичные учетные документы на возврат товара поставщику

Независимо от причины возврата товара поставщику (например, возврат некачественного товара или же возврат нереализованного товара поставщику), Закон о бухучете обязывает покупателя при этом составлять первичные учетные документы на возврат товара поставщику (п. 1 ст. 9 Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Как оформить покупателю возврат товара поставщику

Воз­врат то­ва­ров по­став­щи­ку со­про­вож­да­ет­ся воз­врат­ной на­клад­ной (на­при­мер, по форме N ТОРГ-12 с от­мет­кой: «Воз­врат то­ва­ров») или актом воз­вра­та то­ва­ров поставщи­ку.

До­ку­мен­ты на воз­врат то­ва­ра от по­ку­па­те­ля по­став­щи­ку пе­ре­да­ют­ся вме­сте с возвра­щен­ным то­ва­ром.

Кроме этого покупатель направляет поставщику письмо (претензию) с требованием принять возвращенные товары с указанием причины их возврата.

Если возврат товара поставщику производится по доверенности, то в этом случае при ее оформлении можно воспользоваться формой № М-2 (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 N 1-794/32-5).

При этом покупателю вы­став­лять счет-фак­ту­ру на воз­врат то­ва­ров не нужно.

Претензионное письмо с требованием поставщику принять возвращенные покупателем товары

Если в процессе приемки поставленного товара или же после его приемки будет выявлено несоответствие этого товара требованиям, предъявляемым к его качеству, покупатель вправе по своему выбору отказаться от исполнения договора купли-продажи, вернуть некачественный товар и потребовать возврата уплаченной за него денежной суммы или же потребовать замену этого товара товаром надлежащего качества (п. 2 ст. 475 ГК РФ).

Свои требования покупатель излагает в виде претензии, которая направляется поставщику (например, на возврат товара). Нормами действующего законодательства РФ установленная форма претензии на возврат товара поставщику не предусмотрена.

Претензионное письмо составляется в произвольной форме.

В письме указываются:

  • полное название и реквизиты покупателя и поставщика;
  • номер и дата договора купли-продажи (поставки);
  • номер и дата сопроводительных документов на поставленный товар;
  • наименование товара, его количество и стоимость;
  • выявленное расхождение (неисправность);
  • ссылки на нормативные акты;
  • требование об удовлетворении претензии (просьба о замене, возврате денег, уменьшение суммы и т.д.).

Претензия подписывается руководителем организации с указанием его должности и расшифровкой его Ф.И.О., и заверяется печатью компании (в случае ее наличия).

Претензионное письмо передается уполномоченному представителю поставщика под роспись или же направляется ему по почте заказным письмом с описью вложения.

НДС при возврате товара поставщику

НДС при возврате товара поставщику предписано оформлять по следующим правилам:

  • Продавец составляет корректировочный счет-фактуру и регистрирует его в книге покупок.
  • Покупатель регистрирует в книге продаж корректировочный счет-фактуру продавца (если успел принять НДС к вычету, если нет, то принимает вычет в невозвращаемой части).

Отметим, что не важно, по какой причине происходит возврат.

Так оформляют возврат и бракованного, и качественного товара, если он не соответствует договору.

Документальное оформление возврата товара поставщику и право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю

Документальное оформление возврата товара поставщику главным образом зависит от того, перешло ли право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю или еще нет.

Читайте также  Вернуть купленный товар в течении 14 дней

Все ситуации с возвратами можно свести к трем случаям:

  1. Брак или несоответствие обнаружилось непосредственно при приемке. В этом случае организация-покупатель просто не принимает у поставщика некачественный товар.
  2. Основания для возврата выявлены сразу, но организация-покупатель все равно вынуждена принять продукцию ненадлежащего качества, чтобы позднее вернуть ее поставщику.
  3. Плановые обратные поставки, например, по условиям договора поставщик может регулярно забирать у организации-покупателя обратно товары, которые организация-покупатель не успела реализовать до истечения срока их годности.

Рассмотрим подробно эти случаи и поясним, какие документы на возврат товара поставщику необходимо оформлять в каждой ситуации.

Возврат некачественного товара поставщику при обнаружении брака непосредственно при приемке товара

В этом случае организация-покупатель может просто не принимать испорченный товар.

При этом достаточно подкорректировать приходную накладную ТОРГ-12 — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику.

То есть если поставщик готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, оформленной поставщиком организацией-покупателем вычеркиваются необходимые позиции — те позиции, что с браком.

Обращаем внимание на то, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица.

Указанное лицо должно поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.

Кроме этого поставщику надо не только принять брак обратно, но и скорректировать для организации-покупателя счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее организации-покупателю в течение 5 рабочих дней, так как фактически было куплено меньше товара.

При этом в счете-фактуре в корректировочных строках поставщик указывает те товары, которые он должен принимать от покупателя.

Отметим, что на практике часто используется другой вариант, а именно осуществляется допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты. То есть организация-покупатель принимает всю поставку, подписывая приходную накладную без корректировок. А поставщик доставляет недостающий качественный товар несколько позже. Это распространенный случай, когда у покупателя налажены доверительные взаимоотношения с поставщиком.

Возврат бракованного товара поставщику после приемки

Существуют ситуации, когда организация-покупатель не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки.

Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке ничего не принимает обратно.

В этом случае, несмотря на брак, организации-покупателю придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе.

И только после этого организация-покупатель может написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком.

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей

Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо организации-покупателю при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Данный акт подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.

Отметим, что вместо акта по форме ТОРГ-2 можно составить акт в произвольной форме, указав реквизиты тех документов, по которым пришел товар (договор поставки и накладная ТОРГ-12).

Далее, после рассмотрения и удовлетворения претензии поставщиком на возвращаемую продукцию организация-покупатель составляет накладную по форме ТОРГ-12.

Данная накладная уже будет возвратная для организации-покупателя и приходная для поставщика, ведь уже поставщик будет покупать у организации-покупателя товар, который организация-покупатель возвращаете. Именно покупать, так как ранее к организации-покупателю перешло право собственности на товар. Это называется «обратная реализация».

Оформляется возвратная ТОРГ-12 также в двух экземплярах, в графе «Основание» надо написать: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты указываются из договора и приходной накладной, по которой изначально приехал брак.

Возврат нереализованного товара поставщику. Обратная реализация

Если у покупателя нет претензий к товару, но организация-покупатель договорилась с поставщиком вернуть ему непроданное через какой-то момент времени, то здесь так же, как и в предыдущем случае, имеет место обратная реализация.

Обычно в договоре поставки фиксируется возможность возврата нереализованного товара поставщику. Например, обратную реализацию можно провести, если продукция не была продана до определенной даты.

По сути, выполняя этот процесс, вы продаете товар его бывшему владельцу. Значит, делаете ему накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, где указываете в графе «Продавец» уже название своей фирмы.

Акт ТОРГ-2 при этом не заполняется, так как вы делаете возврат качественного товара поставщику.

Таким образом, в этом случае, с точки зрения документального оформления, обратная реализация ничем не отличается от прямой реализации.

Образец и порядок оформления письма о возврате товара поставщику

Покупателем некачественного товара может стать не только гражданин, но и юридическое лицо. По договору поставки оно приобретает продукцию для ведения бизнеса, и, получив дефектные изделия, может понести большие убытки. Чтобы избежать такого исхода, организация должно составить письмо на возврат товара поставщику, и потребовать вернуть деньги. Написать его несложно, главное – соблюсти несколько правил, стандартных для таких документов.

Зачем нужно письмо

Кажется, что ответ на данный вопрос очевиден: чтобы проинформировать контрагента о нарушении им условий договора поставки и потребовать возврата уплаченных денег. Обычно письмо на возврат продукции отправляется поставщику в ситуациях:

  • если организации поставлены некачественные товары;
  • если пришел товар хорошего качества, но не с теми свойствами и не в той комплектации, о которых договаривались партнеры.

В отличие от договора, претензии и иных документов, письмо юридической силы не имеет. Но только на стадии внесудебного урегулирования спора. В этом случае оно является частью делового этикета, способом оповестить поставщика о замеченном нарушении. Подразумевается его случайный характер и готовность покупателя дождаться добровольного исправления ситуации.

Письмо становится обязательной бумагой, если стороны сделают его таковым по условию заключенного договора. Участники соглашения вправе договориться о своевременном и взаимном информировании друг друга о неисполнении взятых обязательств.

Составленное и отправленное письмо приобретает вес, если контрагенты не смогли самостоятельно решить спор, и покупатель инициирует судебную тяжбу. Тогда его наличие и своевременная отправка станут дополнительными аргументами истца в защиту своей позиции.

Как составить письмо поставщику

Для экономии времени на переписку, компании следует заготовить бланк – образец письма о возврате ненадлежащего товара поставщику. В нем нужно предусмотреть следующие реквизиты:

  • Адресат: ФИО руководителя, название возглавляемой им организации, юрадрес, электронный ящик, факс.
  • Адресант: сведения об отправителе (ФИО директора, название компании, юридический адрес, контактные данные).
  • Название: «ПИСЬМО».
  • Суть письма: изложение обстоятельств, которые привели к его написанию, а именно:
    1. какие товары были поставлены;
    2. в соответствии с каким договором (номер, дата заключения);
    3. подтверждение оплаты поставленной продукции;
    4. сообщение о выявленных недостатках, по которым покупатель не может принять товар;
    5. просьба заменить его продукцией надлежащего качества, или вернуть деньги (с указанием срока, в который это нужно сделать).
  • Перечисление приложений (копии договора, платежных документов, накладные, фотофиксация обнаруженных недостатков, экспертное заключение и иные бумаги).
  • Подпись покупателя и дата написания письма.

Пример письма на возврат товара поставщику вы найдете ниже. Юридические лица при возникновении взаимного спора должны опираться на положения Гражданского кодекса, а точнее – на статьи из глав, посвященных договорам купли-продажи и поставки (ст. 475, 518-520 и другие).

Особый случай

Покупателю товара ненадлежащего качества не стоит рассчитывать на его возврат, если он заранее знал о его недостатках. Иногда контрагенты договариваются о покупке товара с браком, по причине которого поставщик существенно снижает цену. Чтобы в дальнейшем избежать махинаций со стороны покупателя, в дополнение к договору необходимо составить специальный акт, где будут перечислены имеющиеся дефекты. Подписав его, принимающая товар компания уже не сможет злоупотребить своим правом и потребовать замены бракованных изделий на продукцию хорошего качества (по той же цене).

Возможности современных коммуникаций увеличивают популярность дистанционных взаиморасчетов между юридическими лицами. В отличие от покупателей-граждан, покупатели-компании все реже могут проверить качество товара до внесения денег. Получая его по безналичной предоплате, от удаленных поставщиков, они не могут оценить и проверить, что им придет, до совершения покупки. Получатели вынуждены узнавать о дефектах поставки, уже расставшись с деньгами. Однако они должны иметь возможность защитить свои интересы. И письмо о возврате товара – это первый шаг к восстановлению справедливости.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: